Cuando solo se usa el P6 PPM/Profesional sin el EPPM (P6 en la nube) podemos llevarnos varias sorpresas: No se han actualizado los datos de fechas finales de los proyectos en la ventana principal, los % de Avance no están actualizados o las Barras no se muestran, PERO, si abrimos el/los proyecto/s, magicamente se actualizan todos los datos, borrandose al cerrar los proyectos.
Vamos a realizar la explicación al revés, mostrando las barras de los proyectos que P6 tiene como ejemplo para quitarles las barras y colocarlas de nuevo. Estos proyectos no suelen usarse, pero son muy útiles para dar ejemplos.
Ahora seleccionaremos varios proyectos y le quitaremos la sumarización. Para esto, los seleccionamos y damos clic derecho en el grupo.
Tomaremos la opción Delete Project Summaries y ella nos responderá con:
Datos sumarios de los proyectos seleccionados, han sido borrados
Y ahora tendremos los campos de Finalización (Finish) borrados.
Por por lo tanto no se pueden dibujar las barras en la carpeta de proyectos. La información que ha quedado en algunos proyectos de la EPS= Energy se debe a que tienen Fechas anticipadas de finalización, pero más nada.
Ahora abramos estos proyectos y cuando nos muestre la pantalla de actividades, volvamos a la pantalla de proyectos.
Vemos que todas las carpetas están abiertas y que la infomación está ahí, NO se ha perdido nada.
¿Qué hicimos?, hemos BORRADO la información de la Tabla Resumen de los proyectos, que es actualizada de las redes de actividades que se guardan en otras tablas. Todas las actividades dentro de cada proyecto mantienen su información intacta en su tabla, Y es por esto que al abrirlos nos está mostrando el contenido de la tablas de Actividades.
Para rellenar otra vez la información de la pantalla de Proyectos, solo debemos Sumarizar
Y comenzará el paso de información de las actividades hacia cada proyecto.
Al terminar tendremos todo actualizado.
Por lo tanto, es importante Sumarizar su/s proyecto/s inmediatamten después de actualizar datos. De no hacerlo cualquier reporte que se base en la pantalla de Proyectos, no tendrá la última información actualizada. También puede tomar esta opción marcando todos los proyectos y sumarizandolos como mostramos en la pantalla siguiente:
DATO: Si se usa P6 PPM/escritorio conjuntamente con EPPM (en la nube), P6 escritorio actualizará automaticamente la información del proyecto.
Vayamos un paso más allá. La función de Seguimiento (Tracking) nos da una información resumida de el/los proyecto/s que elijamos, PERO, se alimenta de la información sumarizada en la Tabla de Proyectos.
Con la fecha de finalización en blanco (señal clara que no está sumarizada), pasamos a la pantalla secundaria de los proyectos y tomaremos la opción de Settings y allí le parametrizamos el nivel de resumen que deseamos de cada proyecto. Para este ejemplo usaremos el nivel 1.
Hemos elegido el nivel 1. Ahora usemos la función de Segumiento/Tracking que nos mostrará información en tres (3) pantallas del proyecto elegido.
No hay información, y sabemos que sus actividades tienen datos, por lo tanto, debemos Sumarizar.
Al sumarizar el proyecto se actualizará el campo de Última fecha de actualización (Last Summarized Data) con la fecha actual.
Y ahora si el Tracking mostrará los datos del Nivel 1.
Si deseamos mas niveles, debemos sumarizar a ese nivel todos los proyectos que nos interesen.
¡Recuerde sumarizar los datos de actividades hacia los proyectos cuando actualicen datos!
Seguimzos.
P6 y herramientas para control de proyectos 