Una de las funcionalidades interesantes del P6 son los Pasos (Steps) para los efectos de uso es equipotencial a unas subactividades, aunque su uso tiene sutiles diferencias.
Los Pasos se usan para manejar detalles de la actividad que no son obligatoriamente secuenciales (pueden empezar o terminar simultáneamente) pero todos deben cumplirse en el tiempo planificado de la actividad que posee los pasos, para tener un progreso de 100%.
Como ventaja, nos permiten agrupar actividades dentro de otra sin necesidad de conectarlas, y solo necesita saberse el Peso del paso, o importancia relativa entre ellas, y por supuesto darles progreso con lo cual avanzará la actividad que las contiene.
Un punto negativo de los Pasos es que no se pueden Exportar/guardar en un archivo Excel, pero si en los archivos XER y XML.
Primero hagamos un ejemplo gráfico, sencillo, de procura para materiales, si bien los pasos que indicaremos son secuenciales es una forma sencilla de ejemplificarlos.
Estas compras tienen porcentajes asociados a ciertos puntos importantes del proceso, usemos un ejemplo simple, una compra nacional:
- Solicitud de la compra 5%
- Emisión de planos 10%
- Aprobación de planos 5%
- Fabricación 70%
- Llegada al almacén 10%
Obviamente la fabricación de equipos grandes o complejos tiene una auditoría en fábrica mientras se construyen, con otros puntos de control mucho más detallados, pero para los efectos del control de la compra los que hemos nombrado son los básicos.
En algunas empresas se arma esta misma secuencia, pero usando hitos, y así representar cada uno de estos puntos de control. Otras empresas usan actividades secuenciales, pero al haber muchas compras en el proyecto se hace complicado mantenerlas actualizadas, especialmente si no conocemos el detalle de coste de cada actividad parcial.
Hagamos una traducción de esta actividad en P6, usando Pasos, pero primero recordemos que los Pasos son inútiles si no le decimos a P6 que los use, para eso es importante:
- Configurar el uso de los pasos en el proyecto
- El avance se calculará en forma Física (no por duración), veremos estas acciones más abajo.
Para ver el menú de Pasos, debemos abrir el Menú de detalle, figura siguiente.
Se abrirá la pantalla secundaria y entre las opciones encontraremos la de Pasos, usaremos la opción Agregar (al pie de la figura siguiente) e incluiremos los pasos del gráfico inicial con el que empezamos esta entrada.
Con +Agregar iremos creando los Pasos y con Modificar, su descripción Es recomendable colocar una explicación de cada Paso, ya que puede darse el caso que haya un solo tipo de SolicitudDeCompra nacional, pero si hay compra foránea se debería añadir una diferencia por Código de Actividad o por descripción.
Ahora los detalles:
Agreguemos los otros campos en los Pasos, con tecla derecha en la línea donde dice Finalizado y al abrirse el sub-menú elegiremos los tres campos del grupo General.
Pasaremos todos los campos al menú de nuestra derecha.
Cada paso tiene un peso con respecto a los demás, a veces este peso es superior al 100, es decir, no se obliga a que tenga base 100, ya se encargará P6 de ponderarlos en la escala de 100%. Para que esto sea más evidente colocaremos el Peso de Paso, multiplicado por 10 y veremos como el % en base 100 se calcula correctamente.
Una vez creados los pasos de una actividad típica, se pueden guardar como una Plantilla (se muestra la figura) y reusarla en todas las actividades que tengan estos Pasos.
Nota: Seleccione todos los pasos para que sean creados
Para llamar a una plantilla de pasos se usa: Menú->Empresa->Plantillas de pasos de actividades
Antes de usar la red para iniciar la carga de los avances, revisemos si se ha indicado al proyecto que se usarán Pasos.
Para esto debemos usar la pantalla de Proyectos y en la segunda ventana tomaremos la opción de Cálculos donde marcaremos Porcentaje finalizado de actividad según los pasos.
- Configurar que se usarán los pasos en el proyecto
- El avance se calculará en forma Física (no por duración)
Si no realizamos estas dos acciones, el cálculo de progreso no se realizará por los Pasos. Para esto cambiamos al menú del proyecto.
Seleccionamos el proyecto y en el submenú de Cálculos y seleccionamos Porcentaje finalizado de actividad según los pasos.
Revisamos ahora que las actividades con Pasos (P001-001) tienen asignado el Tipo de porcentaje finalizado = Físico
Si hubiera más de una actividad por revisar su Tipo de porcentaje finalizado, debemos añadir esa columna a la vista y revisarlas. Una vez cambiado podemos usar los Pasos para el avance.
Asumamos que la Ingeniería ha cumplido su progreso según el plan:
Y para el siguiente corte del día 20Jul21 indicamos que la actividad P001-001 se ha iniciado el día 05Jul21.
El avance de las compras ha sido el 100% de las SolicitudesDeCompra, veamos el 0% en la actividad, la marca de Finalizado en los Pasos y su actualización.
Programamos (F9) al DataDate (DD) = 19jul2021, para la fecha de corte el paso tiene 100% pero contribuye solo con 5%.
El resultado es 5% en la actividad.
Para reportar el detalle de los pasos de todas las actividades que los poseen, es recomendabsle usar el Visualizer.
O usar el reporte estándar de P6:
Podemos mejorar la información del estándar con el Asistente de informes para mostrar más detalle:
Seguimos.
P6 y herramientas para control de proyectos 