Indicadores de Rendimiento (KPIs)

¿Qué son, y para que se usan los KPI?

Los indicadores de rendimiento (Key Performance Index) son parámetros que se usan para MONITORIZAR la salud financiera y temporal de un proyecto, un programa o un portafolio de proyectos. Permitiendo adelantarse a los retrasos en función de sus tendencias, o para reevaluar las estrategías de las empresas en función de esos valores.

Aún más allá, los KPIs deben establecerese desde el inicio de los proyectos, y no deben ser usados en forma Post-mortem, su función es alertar cuando se acercan a los valores pre-establecidos por la empresa. Y por supuesto, podrian cambiar si las condiciones que rodean a los proyectos cambian. El ejemplo más obvio y cercano es una pandemia.

Por lo general, los controladores de proyectos solo están pendientes de los referentes a sus proyectos: Tiempo, costes, desviaciones tiempo-coste, rendimientos, …, etc. Pero dentro de la empresa hay otros indicadores que se revisan más arriba: retornos de inversión a futuro, cambios en la importancia de los proyectos por diversas razones, mercado nacional y/o internacional, …, etc.

Cada nivel de la empresa debe tener sus indicadores, desde la base hasta la alta dirección, revisemos una clasificación de los tipos de KPIs, según varios criterios:

• Nivel alto: Propios del rendimiento de la empresa. Si hace proyectos, la dirección de la empresa revisará su cartera de proyectos (Portfolio) basada en programas que agrupan tipos de clientes, sectores. Y de esos grupos revisarán:
  • Costes plan/real/tendencias.
  • Revisión/re-evaluación de importancia de proyectos.
  • Proyectos nuevos/cerrados/en progreso
  • Relaciones de presupuesto/gasto
  • Necesidad de financiación
• Nivel bajo: Asociados a los departamentos como ventas, compras, RRHH, mantenimiento, proyectos (que son servidos por los anteriores), …, etc. En el caso de proyectos:
  • Diferencias de progreso plan/real/tendencias.
  • Diferencias de costes plan/real/tendencias.
  • Diferencias de Finalización plan/tendencias.
  • Rendimientos
  • Cantidad de mejores prácticas
  • Lecciones aprendidas
  • Riesgos plan/real

• Estratégicos: Proponer y revisar tendencias, se revisan a largo plazo y son de alto nivel.
• Operacionales: Factores medibles que representan el rendimiento de la empresa, son a corto plazo y están asociados a los departamentos.
• Financieros: Proveen parámetros que muestran como maneja la empresa sus ganancias, inversiones e ingresos.
• Ventas: Proveen parámetros en función de las ventas planeadas y las actuales, evaluan los rendimientos de la organización en comparación con las metas de las ventas.

¿Cómo definimos un KPI?

Los KPI, deben medir parámetros específicos que permitan medir el el efecto de las tácticas que hayan decidido y que alimentan a las estrategias.

Es usual hacerse las siguientes preguntas para la decidir el uso de un parámetro particula como un KPI:

• ¿Cuál es el resultado previsto? Los históricos de la empresa deben ayudarnos en este punto.
• ¿Por qué es importante este resultado?
• ¿Cómo se medirá el progreso del parámetro?
• ¿Cómo puedes influir en el resultado? ¿Es posible de mejorar, o no, con un esfuerzo?, ¿O es imposible hacerlo?
• ¿Quién es responsable del resultado del negocio? Siempre debe haber un “responsable” del parámetro. Su medición y seguimiento, el cómo se puede mejorar, …
• ¿Cómo se sabrá cuando se alcance el resultado? El seguimiento y los valores de entorno establecidos permitirán esto.
• ¿Con qué frecuencia se revisará el progreso general? ¿Cada cuando cambia?, ¿Como se comporta?, de ahí la frecuencia.

Para un proyecto se suele monitorizar:

1- Cantidad de actividades que estaban planeadas para terminar hasta el corte vs. actividades actualizadas.

Busquemos esos campos e insertemoslos en el layout. Extra, podemos ver en la imagen de abajo los posibles campos que podemos comparar entre Actuales y Línea Base (BL)

Elegimos el Número de Actividades Completadas y del BL tomamos las BL Project Completed Activities.

En la figura de abajo se ve la diferencia, estaban planificadas 82 y se han actualizado 79

Ahora para encontrarlas hacemos un filtro donde Actual Completed es igual a cero (0) y las BL Project completed ACtivities sea igual a uno (1):

2- Valor ganado (Earned Value). Veamos los campos que podemos usar para informar:

Y su equivalente en castellano:

Recordemos siempre que la información se sumariza en la EDT (WBS) y que es importante empezar la revisión de KPIs desde esos niveles.

Y cualquier KPI que sea la relación de estos campos se puede colocar en un Campo de Usuario mediante una fórmula… o !Siempre podemos exportar a Excel!

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