Todos los paquetes para control de proyectos tienen ciertas reglas para la construcción de los mismos, y hay prácticas generales que se desaconsejan a la hora de construirlos o mantenerlos.
Si ha heredado un proyecto, revise primero los 14-Puntos DCMA.
| Acción en P6 | Consecuencia |
| Fecha de finalización | Provoca una restricción en el tiempo. |
| Restricciones en tiempo | Las restricciones no permiten que la red “respire”, evitando la información necesaria para tomar acciones. Extra, las herramientas para análisis de riesgo desaconsejan / prohíben el uso de restricciones. |
| Actividades en vez de decalaje | Las relaciones retrasadas con Decalaje/retardo (lag) entre el final y el inicio de actividades, en muchos casos, se puede cambiar por una actividad con duración. |
| Codificación de Actividades | Una mala codificación sin agrupadores, o sin una secuencia lógica, induce al error cuando se controla. Extra, no permite sacar información, sea por grupos o identificadores (en resumen: Trucos para reportar) |
| Las horas son importantes | Diferencia en las fechas por no indicar la hora en el inicio o final de las actividades. |
Fecha de finalización
La fecha de término del proyecto se convierte en una restricción de tiempo, asignando poco o mucho Margen Total a las actividades. No se debe indicar o se debe borrar si existe.
Si la fecha de término del proyecto es muy temprana, se convierte en una restricción de tiempo y genera Márgenes Totales negativos a las actividades. No se debe indicar o se debe borrar si existe. Por ejemplo:
Una fecha tan temprana en su Debe finalizar el (enmarcada en rojo) comparada con la Finalización, calculada por P6, proporciona unos Márgenes Totales negativos en las actividades, abajo enmarcada en azul.
Vamos al caso contrario.
La fecha de Finalización es la actual de la red y una fecha tan tardía en el campo Debe finalizar el (Enmarcado en rojo), proporciona unos Márgenes Totales exageradas en las actividades, abajo, enmarcados en azul.
Restricciones en tiempo
El asterisco (*) en cualquier fecha de Inicio o Final indica una restricción de tiempo, excepto en: “tan tarde como sea posible”. En este caso la restricción baja el Margen Total de la secuencia de predecesores a la actividad, y puede traer consecuencias al calcular holguras.
Las llamadas restricciones Duras como: Finalizar/iniciar el, o Finalización/Inicio Obligatorio deben evitarse, ya que estas restricciones mandan sobre la lógica, deben evitarse y sustituirse por lógica normal de relaciones. Las restricciones mas suaves: Finalizar/Iniciar el o antes/después y los retardos entre actividades, pueden traer problemas, sobre todo por que los retardos no varían como las duraciones al tener o no progreso, por tanto son estáticos.
Actividades en vez de Decalaje/retardo
En el siguiente ejemplo, se muestran los retardos (Lags) que hemos colocado entre Predecesoras y Sucesoras, para ahorrarnos el seguimiento de esas dos “actividades”.
Mucha gente suele asumir que a los 30 días tendrá 100% de avance el Envío Doc. Licitación a compras y comenzará la Sucesora, pero esta falta de control en una actividad de licitación, o de permisos, puede retrasar de 1 día a 2 semanas el arranque de la Evaluación Ofertas Técnicas. Los Hitos se usan para demarcar inicios o finales de Fases, subfases, disciplinas, grupos de compras, grupos de construcción, …, etc. Pero no deben usarse para “empujar” actividades o grupos de ellas.
Por ejemplo: Los Hitos se deben cambiar por actividades con las duraciones que tienen las relaciones (las indicadas en rojo), y se deben reportar sus progresos. Como ventaja extra, estas nuevas duraciones podrán ser evaluadas en el análisis de riesgo, ya que las relaciones no tienen fechas tempranas o tardías para evaluar en el análisis. La idea es indicar la duración y no solo el inicio, o la finalización, de una actividad que tiene funcionalidad de duración.
Esta misma sugerencia, aplica a las actividades separadas por un retardo mayor de 10 días, he igual se recomienda sustituir ese retardo, por actividades.
Números secuenciales en los códigos de actividades
El orden de las secuencias numéricas es una ayuda para el seguimiento ya que se pueden ordenar y visualmente tienen un orden de acción, y a futuro será el código general y único de las actividades. Debemos renumerar.
Las horas importan
Las fechas de actualización: Inicio Real, Fin Real y DATA-DATE ser introducidas con su hora, de lo contrario puede haber un desfase en las actividades siguientes o las actualizadas.
En este primer ejemplo, la actividad superior es precedente de la inferior, la lógica de las actividades debe ser: La fecha de finalización, a menos que sea un Hito de Inicio, debe terminar a las 17:00 y la actividad siguiente debe iniciarse al día siguiente, que no es el caso aquí.
En este otro ejemplo, las actividades marcadas están relacionadas pero tienen una diferencia de 5 minutos que mueve el fin de la actividad precedente al día siguiente, esto es producto de la duración no entera de la precedente, producto de un recurso asignado en esa fecha y hora final, o calendarios diferentes entre actividades. Al corregir las fechas del recurso se corrige la duración de la actividad.
P6 y herramientas para control de proyectos 